25 julio, 2019

Gestión de llamadas entrantes: ventajas de una centralita virtual

Gestión de llamadas a través de una centralita virtual

Cualquier empresa que se pregunte cómo mejorar la gestión de llamadas entrantes debe pensar en su servicio de atención al cliente actual. Una centralita virtual se configura como un servicio sencillo, práctico, innovador que encaja a la perfección en aquellas empresas que reciben un importante flujo de llamadas cada día..

 

Hoy en día, la gestión de llamadas entrantes es un punto clave de éxito para muchas empresas. Siempre y cuando la empresa pueda administrar adecuadamente las llamadas entrantes, podrá obtener mayores beneficios al satisfacer las necesidades de información de los clientes en el momento adecuado.

 

Principales variables

Entre otras, las variables que influyen directamente en la eficiencia de la gestión de llamadas entrantes son:

 

  • La capacidad de distribución adecuada de las llamadas entre los departamentos existentes de acuerdo con el motivo de la llamada. La empresa debe poder reenviar la llamada a los agentes afectados por la solicitud de la persona que llama.
  • Cuantos más agentes disponible para atender el teléfono, mayor capacidad para responder todas las llamadas. El saldo entre la cantidad de llamadas entrantes y la cantidad de agentes disponibles está directamente relacionado con el tiempo de espera de un cliente que realiza una llamada. Sin embargo, se requiere cierta coordinación, y si hay pocos agentes, la optimización será fundamental para no perder clientes potenciales en el camino.
  • Acceso a datos y estadísticas de llamadas para evaluar la gestión actual del servicio al cliente. Tener un historial de las operaciones realizadas, ya sea que se contesten todas las llamadas, ya sean tiempos de espera o incluso escuchar las conversaciones de tus agentes con los clientes, puede dar pistas sobre las áreas de rendimiento y también proporciona un apoyo para la toma de decisiones.
  • Distinguir entre los mejores clientes y los clientes potenciales puede resultar, a través del tratamiento exclusivo, en una mayor lealtad de los mismos.
  • La calidad de la llamada es esencial, las llamadas de baja calidad pueden molestar a tus clientes y a tu equipo.

 

Estos factores son muy importantes para tener un excelente servicio al cliente. Al mejorar la gestión de las llamadas entrantes es posible aumentar las ventas.

 ¿Cómo mejorar esta gestión?

 

Las centralitas virtuales son la solución a este tipo de  problemas. Los servicios virtuales están estandarizados con una atención precisa y de alta calidad. Entre las múltiples ventajas que ofrece puede tener la seguridad de que nunca se pierda una una llamada. 

 

Al usar un número virtual (ya sea tu número principal o un nuevo número que le asignen con el prefijo de la región que desea), las centralitas virtuales transfieren todas las llamadas entrantes de acuerdo a las necesidades que desea cubrir el cliente.

 

En términos de funcionalidad, hay opciones casi ilimitadas disponibles para el cliente. Por ejemplo, puedes crear intervalos de tiempo y coordinar la recepción de llamadas según los horarios de la empresa.

 

Además, puedes personalizar la centralita con mensajes de bienvenida y distribuir las llamadas entre los distintos departamentos de la empresa automáticamente a través del menú de voz. También puedes distribuir llamadas entre agentes según disponibilidad o crear colas de espera con música para gestionar llamadas simultáneas. Identifica las cuentas clave identificando llamadas o estableciendo buzones.

 

En definitiva, la gestión de llamadas de una centralita virtual es una de las mejores opciones dentro de los sistemas de telefonía virtual. Puedes disponer de un conjunto de características que serán muy útiles para mejorar la gestión de tu servicio de atención al cliente.

 

El uso inteligente de las centralitas virtuales le ofrece al cliente un trato adecuado, respetuoso y realiza una valoración de los problemas del cliente, los clasifica y los ordena para poder buscar soluciones eficientes en el menor tiempo posible. Esta es una gran ventaja para poder cuidar tus clientes y asumir nuevas responsabilidades con clientes futuros.

 

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