23 agosto, 2018

Cómo ahorrar dinero en tu negocio contratando ayuda externa

Cuando decides emprender un negocio, un punto vital para mantenerse durante los primeros meses es lograr ahorrar dinero minimizando los costos operativos. Es decir, reducir tanto la cantidad de insumos como de personal que contratas, así como invertir sabiamente en la publicidad que vas a hacer.

Todo ello, a la vez que intentas ganar clientes nuevos y mantener la fidelidad de los que ya tienes.

Entidades especialistas en economía, como la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe) han estimado, a través de años de estudios, que aproximadamente un 70% u 80% de los negocios que recién comienzan, terminan cerrando operaciones antes de cumplir 5 años de haber sido abiertos.

Esto puede deberse a causas de diferente índole. Internas: si es por inexperiencia en el negocio, una mala administración, etc., o externas, como la cantidad de impuestos que se debe tributar o la competencia del mercado, que hacen difícil mantenerse contra precios de oferta.

Para todo caso, hay una manera de contrarrestar tales efectos y esto es contar con la asesoría de un profesional. Especialmente, si se trata de un asesor experto en pymes.

Así, puedes contar con la ayuda y el consejo de expertos en cualquier área del negocio.

Otra forma de lograr mantener bajos los costos es que el equipo de trabajo sea pequeño.

¿Cómo lograrlo?

La solución se encuentra en la subcontratación de la mayor cantidad de servicios posible. Así el trabajo es realizado por personal capacitado y no tienes que lidiar con altos costos de planilla o insumos de oficina.

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¿Qué puedo subcontratar?

Existe una cantidad de tareas para las cuales no se necesita contar con personal fijo. Estos son algunos casos:

Requieres la asesoría de un profesional

Si eres emprendedor, pero tienes poca experiencia en los negocios, vas a necesitar la ayuda de asesores para saber cómo optimizar procesos. Alguien que te pueda ayudar en la organización d los mismos. Así te aseguras de que se obtiene la mayor productividad al menor costo y con la mejor calidad.

La subcontratación ideal es la de un ingeniero industrial. También existen asesores especialistas en pequeñas empresas que te pueden orientar en cuanto a la administración, asignación de tareas, recursos e insumos, pasos del proceso y más.

Otra buena idea es contar con un mercadólogo para que te ayude con la publicidad y el marketing. Así podrán elaborar en conjunto un plan de acción y definir cuáles son las mejores estrategias.

Hoy en día, existe una gran cantidad de oportunidades de llegar a más personas gracias a la tecnología. Por ello, puedes buscar a una persona experta en marketing digital.

Por supuesto, también puedes subcontratar a alguien para complementar el equipo y crear la publicidad mencionada.

Si tú o tu equipo no dominan dicha habilidad

Cuando se trata de un negocio que recién inicia, en ocasiones el equipo de trabajo se suele encargar de tareas que no necesariamente dominan al 100%. Esto, aun cundo es válido en ciertos casos, en otros, puede generar atrasos en el trabajo o que no se haga con la calidad deseada.

Piensa:

Hay tareas en las que se invierte más tiempo pensando en cómo se hacen que haciéndolas.

Esto es contraproducente, ya que, si bien obtienes el trabajo, te quita la oportunidad de aplicar tu tiempo en algo más productivo y para lo que sí eres bueno.

Además, puedes atrasarte con las fechas de entrega y no obtener los resultados que buscas.

Lo mejor para estos casos también es contratar freelance a un profesional que sepa hacer el trabajo y cuente con el equipo necesario.

No importa si tu oficina es pequeña. Un profesional freelance suele contar con su propio equipo en casa y la mayoría de trabajos se pueden coordinar con pequeñas reuniones para que trabaje por su cuenta y te entregue ya terminado el trabajo.

Así te libras de tener que estar averiguando cómo hacerlo todo.

Si no es algo crítico, pero tarda mucho

Hay algunas tareas dentro del quehacer de la oficina o el negocio que no requieren necesariamente una alta preparación, pero quitan demasiado tiempo y son tediosas:

Realizar inventarios, ordenar archivos, hacer correos de seguimiento, preparar presentaciones, organizar las facturas para la contabilidad, etc.

Todas estas tareas pueden ser realizadas de forma temporal por alguien contratado externamente.

No es algo que se tenga que hacer a diario

Dentro de todo negocio, existen algunas tareas que son importantes, pero no se realizan a diario o no se realizan con un volumen muy alto. Para estos casos, es un error contratar a alguien de fijo, pues lo que sucede es que, para no sentir que le pagas por poco trabajo, terminas asignándole tareas que no corresponden con el fin de su contratación.

Un ejemplo de ello puede ser la contabilidad. Por ejemplo, si prestas un servicio como arquitectura, mantenimiento de software, organización de eventos, venta de equipos de laboratorio, u otros en los que no se emiten muchas facturas diarias, puedes contratar a alguien una vez a la semana, o incluso al mes, para que te ayude.

En lugar de aumentar tu planilla con trabajadores que terminan organizando el área del café porque no hay mucho más qué hacer, es mejor contratar a un freelancer que te ayude y al que pagues por horas.

Tareas que se pueden manejar por internet

Si piensas en cómo se desarrolla gran parte del trabajo actual, verás que hay una gran cantidad de tareas que se hacen solo con una computadora que tenga acceso a internet y una línea de contacto.

Algunos de estos trabajos son los relacionados con: atención al cliente, cotizaciones, soporte técnico, agendar citas telefónicas, marketing, elaborar documentos, diseño gráfico, redes sociales, entre otras.

Esas tareas las puedes asignar fácilmente a un colaborador externo. De ese modo, te ahorras insumos como energía, gastos de un local más grande o tener que comprar más equipo para más trabajadores.

Los trabajadores freelance cuentan con equipo y software para realizar el trabajo de su área profesional. Para la atención telefónica a clientes, puedes implementar centralitas y números virtuales. 

Por otro lado, existen servicios para la organización del trabajo remoto, mediante la asignación de tareas a equipos de trabajo. Algunas destacables son Asana, Trello, MeisterTask, entre otras.

En síntesis:

Si lo que te interesa es el resultado y no el proceso, no necesitas a alguien en la oficina. Es mejor que trabajes en línea.

Aspectos a tener en cuenta al contratar:

Para elegir a la persona idónea a la que vas a contratar, debes tomar en cuenta algunos aspectos sencillos, pero muy importantes a la vez:

1. Conocimientos y habilidades

Primero que nada, consulta si la persona cuenta con las habilidades que el trabajo requiere. Puedes pedirle que te muestre un trabajo similar que haya realizado o una certificación que avale que realmente sabe hacer lo que comenta.

Incluso, si se trata de un colaborador junior o que no tenga experiencia laboral aun, puedes preguntar casos puntuales sobre cómo resolvería determinada situación.

Si el trabajo requiere conocimientos técnicos, asegúrate de conozca bien el tema y esté capacitado para ello.

Pide su currículum y, si tiene un portafolio, pídeselo también. Así podrás verificar trabajos similares que haya realizado.

2. Te debe inspirar confianza

Cuando contratas freelance, a lo mejor querrás probar primero qué tal te funciona trabajar con él.

Al buscar entre los perfiles, intenta entrevistar a los que mejor se ajusten al perfil y así podrás saber cómo hablan, el entusiasmo que demuestran y si te inspiran confianza en el sentido de que van a responderte y que saben hacer bien el trabajo.

En plataformas de contratación freelance, tienes la ventaja de que comparas perfiles rápidamente e incluso puedes ver comentarios de otros clientes que han trabajado con ellos.

3. Experiencia

En este punto, hay variables a tener en cuenta, Si son tareas sencillas, a lo mejor no necesitas que la persona tenga experiencia aun, ya que solo debe seguir indicaciones o puede aprender el trabajo desde cero. En estos casos, puedes contratar a un freelance junior.

Pero si el trabajo requiere cierta pericia y que se haga rápido, es mejor que busques a alguien que sí tenga más trayectoria en el área, aunque cueste un poco más su hora de trabajo. Piensa qué tan crítica es la tarea para elegir entre uno y otro.

Conclusión

En la medida de lo posible, trata de mantener bajos los costos de operación subcontratando o externalizando cualquier proceso que no se haga a diario ni sea parte de las labores de tu equipo de trabajo. Contratando profesionales por horas o por proyectos te ahorras tiempo, esfuerzo y dolores de cabeza.

Así tendrás más tiempo para dedicarlo a tareas que sí te corresponden y para que uses tu inteligencia en planificar el siguiente paso estratégico para hacer crecer tu negocio.

Acerca de la autora: Patricia Gutiérrez, redactora para SoyFreelancer.com y correctora de textos freelance. Entusiasta de la tecnología y el lenguaje. Amante del café, los gatos, la lectura y la buena música.

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