La manera en que una empresa se comunica, no solo externamente con sus clientes sino también de forma interna, es clave para conseguir un aumento en la productividad y el éxito de manera global. Por esta razón, es importante que tu empresa cuente con un sistema eficiente que cubra todas las necesidades de comunicación de un mundo en constante cambio. Así, las centralitas virtuales se convierten en la herramienta ideal para ayudarte a liderar esos cambios.
Por otro lado, las empresas hoy en día buscan sistemas y herramientas que les ayuden a centralizar toda la información en una misma plataforma, de manera que sea accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento y puedan atender a los clientes de manera personalizada. Así, un CRM (del inglés “Customer Relationship Management”) se ha convertido en un elemento esencial de cualquier negocio. Además, al permitir su integración con otras herramientas, podemos conseguir que nuestro servicio se adapte al cliente, caracterizándose por la calidad.
Por eso, hoy queremos contarte cómo la combinación de estas dos tecnologías puede marcar la diferencia en tu empresa. Comenzaremos señalando las ventajas de cada sistema por separado para que después conozcas cuáles son los beneficios de conectar ambos.
Ventajas de la Centralita Virtual
Los sistemas de telefonía IP, es decir, aquellos en los que la voz viaja a través de Internet, las empresas han encontrado una nueva forma de atender sus llamadas en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Por eso, las centralitas físicas tradicionales se han quedado obsoletas, ya que estos sistemas aportan un gran número de ventajas:
- Te brindan flexibilidad y movilidad ya que podrás recibir tus llamadas en cualquier de las extensiones de tu centralita, sin importar dónde se encuentren tus empleados ni qué dispositivo estén utilizando. Esto proporciona una mayor tranquilidad y asegura que los clientes puedan ser atendidos sin importar si, por ejemplo, nos encontramos en un viaje o incluso teletrabajando.
- Mejorarás la imagen que tus clientes tienen de tu empresa. Ya que permite el uso desde cualquier lugar, nos aseguramos que nuestros clientes puedan contactar con nosotros en cualquier momento. Además, permite más fácilmente incorporar automatismos que aseguran la continuidad del servicio.
- Es accesible. Todo el mundo conoce actualmente cómo manejar una aplicación o cómo acceder a un navegador de Internet, por lo que se trata de un sistema al que todo el mundo puede tener acceso.
- Es más económica que una centralita tradicional ya que, al ubicarse en la nube, no requiere de un espacio físico ni necesita un cableado especial, etcétera. La centralita virtual se administra a través de internet y las llamadas son atendidas en los dispositivos con los que se cuente (ordenador, tablet o móvil). Sin embargo, debemos tener en cuenta que hay empresas que requieren la descarga de softwares adicionales o incluso de la instalación de pequeños aparatos. Aunque siguen siendo más baratos que las centralitas tradicionales, implican ciertos gastos de mantenimiento e instalación, por lo que lo ideal es buscar una solución que se ubique completamente en la nube.
- Posee numerosas funcionalidades, como transcripción de llamadas, botones click to call para incorporar en el sitio web de la empresa, pasarela de pago para realizar cobros telefónicos…
Ventajas de un CRM
Ya conocerás que un CRM es una solución de gestión de las relaciones con los clientes, orientada generalmente a administrar tres áreas básicas: el marketing, la gestión comercial y el servicio postventa o de atención al cliente.
El uso de estos sistemas forma parte de una estrategia orientada al cliente en la que todas las acciones tienen la misión de optimizar la atención y las relaciones con potenciales clientes. Las principales ventajas de su uso en la empresa son:
- Optimiza la relación con los clientes: los datos se encuentran accesibles y centralizados en la plataforma, de manera que estarán organizados. Esto te permite personalizar las propuestas que brindas a los clientes, responder rápidamente sus preguntas y dar calidad a tu servicio.
- Seguimiento del Retorno sobre la Inversión (ROI): los CRM permiten hacer un seguimiento de la inversión hecha en marketing y visualizar el ROI.
- Generar más contactos: los CRM conducen a mejorar la tasa de conversión de ventas y también un incremento de la tasa de retención de clientes.
- Automatización: permiten programar correos electrónicos, enviar SMS, fijar respuestas automáticas, configurar recordatorios, etcétera.
- Ofrece una gestión más controlada: se pueden integrar con facilidad a las tecnologías ERP o de planificación de recursos empresariales, lo que se resume a que todas las áreas de la empresa pueden trabajar de forma sincronizada, disminuyendo el margen de error e incrementando la organización y la satisfacción del cliente.
Ventajas de integrar un CRM a una Centralita Virtual
Como decíamos anteriormente, la combinación de la centralita virtual y el CRM supone una ventaja competitiva para las empresas y puede traer numerosos beneficios.
Las centralitas actuales ofrecen diversas posibilidades que van más allá de la gestión puntual de las llamadas de los clientes. Por eso, la integración con otros sistemas de la compañía es mucho más rápida y sencilla que con las centralitas físicas.
Al conectar el CRM de tu empresa con la centralita virtual, tu rentabilidad mejorará, ya que con cada llamada tendrás la posibilidad de conseguir un nuevo cliente. El motivo es que tendrás la información disponible en una misma plataforma, de manera que cuando el consumidor contacte con tu empresa, el agente podrá visualizar la ficha del cliente y modificarla durante la llamada.
Al contar con un sistema integrado podrás controlar el trabajo y aumentarás tu productividad, ofreciendo un servicio eficaz. No tendrás que gastar tiempo en cambiar de un sistema a otro para encontrar la información que el cliente necesita, de forma que reducirás los tiempos de espera.
Existen distintas opciones de centralita virtual para empresas que ofrecen integración con CRM, por lo que simplemente tendrás que comparar y elegir aquella que mejor se adapte a tus necesidades. Con esta integración lograrás optimizar las gestiones en tu empresa y podrás obtener todos los beneficios que mencionamos anteriormente.